Tủ đựng hồ sơ văn phòng bằng gỗ vẫn thực sự đóng một vai trò quan trọng và cần thiết trong mọi văn phòng, mặc dù cho ngày nay mọi tài liệu và dữ liệu đã được lữu trữ trên máy tính. Do đó khác với kệ sách thông thường, tủ hồ sơ còn có thêm những cánh tủ có khoá vô cùng chắc chắn để bảo quản những hồ sơ mật và quan trọng, số lượng ngăn kệ để chứa hồ sơ chính vì thế cũng thường nhiều hơn, tuy nhiên người thiết kế cũng cần có đầu óc sáng tạo để thêm vào cho những chiếc tủ hồ sơ trở nên đáng yêu, xinh xắn và mềm mại hơn.
Tủ hồ sơ được làm bằng gỗ công nghiệp và phủ trên đó một lớp sơn màu nâu để mang nét gần gũi và thân thiện với thiên nhiên. Có thể tủ là màu xanh hoặc màu tím mang phong cách trẻ trung và hiện đại cho thiết kế văn phòng không gian làm việc tươi tắn hơn.
Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
Chọn tủ hồ sơ:
Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tu ho so nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…
Việt Nội Thất luôn luôn mang đến cho khách hàng những mẫu sản phẩm cực kì bền đẹp, chất lượng. Cung cấp những sản phẩm noi that van phong hàng của những thương hiệu như Hòa Phát, Fami, 190...
